Zásady ochrany osobních údajů

Na těchto stránkách vysvětlujeme, jaké osobní údaje o vás zpracováváme, proč to děláme, komu je předáváme, jak dlouho je uchováváme a jaká máte práva. Řídíme se nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (GDPR) a zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů.

Rychlé odkazy: Správce · Jaké údaje a proč · Cookies · Komu údaje předáváme · Jak dlouho je uchováváme · Vaše práva · Žádost o výmaz údajů

1. Kdo vaše údaje zpracovává

Správcem osobních údajů je společnost:

on-boarding co. s.r.o.
IČO: 191 57 916
Sídlo: Vrchlického 439/29, Košíře, 150 00 Praha 5
E-mail: info@on-board.cz
Telefon: +420 775 915 612

Pověřence pro ochranu osobních údajů jsme nejmenovali, protože nám to zákon neukládá. S jakýmkoli dotazem nebo žádostí ohledně osobních údajů nám napište na info@on-board.cz.

2. Jaké údaje zpracováváme, proč a na jakém právním základě

2.1 Poptávkový a kontaktní formulář

• Údaje: jméno, e-mail, telefon, název firmy, služby, o které máte zájem, orientační rozpočet, popis projektu a zpráva, případně soubor, který k poptávce přiložíte.
• Účel: odpovědět na váš dotaz, připravit nabídku a domluvit se na další spolupráci.
• Právní základ: jednání o smlouvě na vaši žádost (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR). U obecných dotazů náš oprávněný zájem na tom, abychom vám mohli odpovědět (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR).

Formulář chrání služba Google reCAPTCHA, která rozpozná automatické odesílání spamu. Zpracovává přitom technické údaje o vašem zařízení a chování na stránce. Právním základem je náš oprávněný zájem na ochraně webu před zneužitím.

2.2 E-mail, telefon a online chat

• Údaje: jméno, kontaktní údaje a obsah komunikace. U online chatu (Smartsupp) také údaje, které do chatu zadáte, a technické údaje o návštěvě (např. prohlížená stránka, přibližná poloha podle IP adresy).
• Účel: vyřídit váš dotaz a vést s vámi komunikaci.
• Právní základ: jednání o smlouvě (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR) nebo náš oprávněný zájem odpovídat na dotazy (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR).

2.3 Klienti a obchodní partneři

• Údaje: jméno a příjmení kontaktních osob, pracovní e-mail a telefon, pozice, fakturační údaje a komunikace týkající se zakázky.
• Účel: uzavření a plnění smlouvy, fakturace, vedení účetnictví a ochrana našich právních nároků.
• Právní základ: plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR), plnění právních povinností, zejména účetních a daňových (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR), a oprávněný zájem na ochraně našich nároků (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR).

2.4 Aplikace ByznysApp a reklamy na platformách Meta

Pro správu reklamních kampaní našich klientů na Facebooku a Instagramu používáme vlastní aplikaci ByznysApp, napojenou na rozhraní Meta Marketing API. Aplikace pracuje jen s reklamními účty a stránkami, ke kterým nám klient udělil přístup.

• Údaje: identifikátory a názvy reklamních účtů, firemních stránek a kampaní, nastavení a rozpočty reklam a souhrnné statistiky jejich výkonu. Pokud se do aplikace přihlásíte účtem Facebook, také vaše jméno a ID uživatele, které nám Meta předá.
• Účel: zakládání, správa a vyhodnocování reklamních kampaní pro klienty.
• Právní základ: plnění smlouvy s klientem (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR) a náš oprávněný zájem na řádném poskytování služeb (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR).

Údaje získané přes Meta API nepoužíváme k jinému účelu, neprodáváme je a nepředáváme je dalším stranám. Jak požádat o jejich smazání, popisujeme v oddílu Žádost o výmaz údajů.

2.5 Uchazeči o práci

• Údaje: údaje z životopisu a motivačního dopisu, kontaktní údaje a poznámky z pohovorů.
• Účel: výběrové řízení na volnou pozici.
• Právní základ: jednání o smlouvě (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR). Pro uchování životopisu pro budoucí příležitosti váš souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR).

2.6 Návštěva webu

• Údaje: IP adresa, typ prohlížeče a zařízení, čas přístupu a navštívené stránky (záznamy serveru).
• Účel: provoz a zabezpečení webu, řešení technických chyb.
• Právní základ: náš oprávněný zájem na bezpečném provozu webu (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR).

Analytické a marketingové nástroje (Google Analytics, Google Ads, Meta Pixel, Leady, Smartlook) spouštíme jen s vaším souhlasem (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR). Podrobnosti najdete v oddílu Cookies.

Nedochází k automatizovanému rozhodování, které by pro vás mělo právní účinky nebo se vás obdobně významně dotýkalo.

3. Cookies a měření návštěvnosti

Cookies jsou malé soubory, které web ukládá do vašeho prohlížeče. Nezbytné cookies potřebujeme, aby web fungoval, a ukládáme je bez souhlasu. Ostatní nástroje (skupina Analytické a marketingové cookies) spustíme až poté, co je v cookie liště přijmete. Stejně snadno je můžete jedním kliknutím odmítnout. Svou volbu můžete kdykoli změnit nebo souhlas odvolat přes Nastavení cookies.

Dokud souhlas nedáte, Google Analytics a Google Ads dostávají jen anonymní signály bez cookies (režim Google Consent Mode), ze kterých nelze identifikovat konkrétního návštěvníka.

Kategorie	Nástroj	K čemu slouží	Doba uložení
Nezbytné	Cookie lišta (moove_gdpr_popup)	uloží vaši volbu ohledně cookies	1 rok
Nezbytné	Jazyk webu (pll_language)	zapamatuje si zvolenou jazykovou verzi	1 rok
Nezbytné	Google reCAPTCHA (_GRECAPTCHA)	ochrana formulářů před spamem	6 měsíců
Nezbytné	Smartsupp (ssupp.*)	fungování online chatu a uchování konverzace	až 6 měsíců
Se souhlasem	Google Analytics 4 přes Google Tag Manager (_ga, _ga_*)	statistiky návštěvnosti a používání webu	až 2 roky
Se souhlasem	Google Ads (_gcl_au, test_cookie)	měření konverzí a zobrazování reklam Google	až 3 měsíce
Se souhlasem	Meta Pixel (_fbp, fr)	měření účinnosti reklam a zobrazování reklam na Facebooku a Instagramu	až 3 měsíce
Se souhlasem	PixelYourSite (pys_*, pysTrafficSource, last_pysTrafficSource)	předání informací o zdroji návštěvy a odeslání formuláře do Meta Pixelu	relace až 7 dní
Se souhlasem	Leady (leady_session_id)	rozpoznání firmy, ze které návštěva přichází (podle IP adresy)	relace
Se souhlasem	Smartlook (SL_*) – jen stránka Marketing pro B2B	záznam průběhu návštěvy (pohyb myši, kliknutí) pro zlepšení stránky; vyplněné údaje se nezaznamenávají	až 1 rok

Cookies můžete také kdykoli smazat nebo zablokovat v nastavení svého prohlížeče. Bez nezbytných cookies ale nemusí web fungovat správně.

4. Komu údaje předáváme

Vaše údaje neprodáváme. Předáváme je jen v nezbytném rozsahu těmto příjemcům:

Zpracovatelé

Zpracovávají údaje jen podle našich pokynů a na základě smlouvy o zpracování osobních údajů:

• Váš Hosting s.r.o. (ČR): hosting webu a databáze formulářů
• INTERNET CZ, a.s. (Forpsi, ČR): e-mailová schránka
• Smartsupp.com, s.r.o. (ČR): online chat
• Freelo s.r.o. (ČR): řízení projektů a komunikace se zákazníky
• RAYNET s.r.o. (ČR): CRM systém, evidence obchodních kontaktů a poptávek
• Google Ireland Limited (Irsko): Google Analytics 4 a Google Tag Manager
• Smartlook.com, s.r.o. (ČR): záznamy návštěv stránky Marketing pro B2B
• Leady (ČR): identifikace firem, které navštívily web

Samostatní a společní správci

Tito příjemci zpracovávají údaje i pro vlastní účely a podle vlastních zásad:

• Meta Platforms Ireland Limited (Irsko), Meta Pixel: za shromáždění a předání údajů z našeho webu do Mety odpovídáme společně s Metou (společní správci podle čl. 26 GDPR). Další zpracování, například cílení reklam, provádí Meta jako samostatný správce. Podstatné části ujednání najdete v dodatku Meta pro správce, zpracování na straně Mety v zásadách ochrany soukromí Meta.
• Meta Platforms Ireland Limited, statistiky naší stránky na Facebooku a Instagramu: společní správci podle dodatku Page Insights Controller Addendum. Za vyřízení vašich práv k těmto údajům odpovídá primárně Meta.
• Google Ireland Limited (Irsko), Google Ads a Google reCAPTCHA: Google údaje zpracovává jako samostatný správce. Více v informacích o tom, jak Google používá údaje z webů partnerů.
• externí účetní, daňoví a právní poradci, kteří jsou vázáni mlčenlivostí
• orgány veřejné moci (např. soudy nebo Policie ČR), pokud nám to ukládá zákon

Předávání mimo EU

Společnosti Google a Meta mohou údaje zpracovávat i ve Spojených státech. Obě jsou certifikované v rámci EU-US Data Privacy Framework, na jehož základě Evropská komise uznala odpovídající úroveň ochrany. Doplňkově se uplatní standardní smluvní doložky schválené Evropskou komisí.

Naše profily na sociálních sítích

Na Facebooku, Instagramu, LinkedInu, YouTube a TikToku provozujeme firemní profily. Zpracování osobních údajů na těchto sítích se řídí zásadami jejich provozovatelů. U statistik Facebookové a instagramové stránky platí společné správcovství popsané výše.

5. Jak dlouho údaje uchováváme

• Poptávky a dotazy, ze kterých nevznikne spolupráce: 2 roky od poslední komunikace.
• Smlouvy a komunikace se zákazníky: po dobu spolupráce a poté 4 roky (obecná promlčecí lhůta a rezerva na doručení případných nároků).
• Účetní a daňové doklady: 10 let od konce roku, ve kterém byly vystaveny (zákon o účetnictví, zákon o DPH).
• Data v aplikaci ByznysApp: po dobu spolupráce s klientem. Po jejím ukončení nebo odebrání přístupu je smažeme do 30 dní, pokud je nemusíme uchovat jako součást podkladů k fakturaci.
• Uchazeči o práci: do konce výběrového řízení. Se souhlasem 1 rok.
• Online chat: 2 roky od poslední konverzace.
• Záznamy serveru: nejdéle 3 měsíce.
• Záznamy návštěv ve Smartlooku: nejdéle 3 měsíce.
• Cookies: podle tabulky v oddílu Cookies.

Údaje, které zpracováváme na základě souhlasu, uchováváme do jeho odvolání nebo do uplynutí uvedené doby.

6. Vaše práva

V souvislosti se zpracováním osobních údajů máte tato práva:

• Právo na přístup: můžete zjistit, jaké údaje o vás zpracováváme, a získat jejich kopii.
• Právo na opravu: můžete požádat o opravu nepřesných nebo doplnění neúplných údajů.
• Právo na výmaz: můžete požádat o smazání údajů, viz Žádost o výmaz údajů.
• Právo na omezení zpracování: např. po dobu, kdy ověřujeme přesnost údajů.
• Právo na přenositelnost: údaje, které jste nám poskytli, vám předáme ve strojově čitelném formátu.
• Právo vznést námitku: proti zpracování na základě oprávněného zájmu. Proti zpracování pro účely přímého marketingu můžete vznést námitku kdykoli a my s ním přestaneme.
• Právo odvolat souhlas: kdykoli, aniž by to ovlivnilo zpracování provedené před odvoláním.
• Právo podat stížnost: u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, uoou.gov.cz.

Svá práva uplatníte e-mailem na info@on-board.cz nebo dopisem na adresu sídla. Vyřízení žádosti je zdarma. Odpovíme bez zbytečného odkladu, nejpozději do 1 měsíce. Totožnost ověřujeme jen tehdy, máme-li o ní důvodné pochybnosti, a vždy přiměřeným způsobem, například dotazem na e-mail, přes který jsme spolu komunikovali.

7. Zabezpečení údajů

Přijali jsme technická a organizační opatření, která chrání osobní údaje před ztrátou, zneužitím a neoprávněným přístupem. Web je provozován přes šifrované spojení (HTTPS). Přístup k údajům mají jen pověření lidé, kteří je potřebují ke své práci a jsou vázáni mlčenlivostí.

8. Změny těchto zásad

Tyto zásady můžeme aktualizovat, např. když začneme používat nový nástroj. Aktuální verze je vždy na této stránce, datum poslední změny najdete nahoře.

9. Žádost o výmaz údajů

Kdykoli můžete požádat, abychom smazali osobní údaje, které o vás zpracováváme. Platí to i pro údaje, které jsme získali přes aplikaci ByznysApp nebo jiné propojení s platformou Meta (Facebook, Instagram).

Jak o výmaz požádat

1. Napište nám na info@on-board.cz s předmětem „Žádost o výmaz osobních údajů“. Můžete také poslat dopis na adresu Vrchlického 439/29, 150 00 Praha 5.
2. V žádosti uveďte:
   • své jméno a příjmení,
   • e-mail, případně telefon, přes který jste s námi komunikovali, nebo název firmy,
   • jestli chcete smazat všechny údaje, nebo jen některé (např. poptávku z formuláře, konverzaci z chatu, data z aplikace ByznysApp),
   • pokud jde o data z Facebooku či Instagramu, také jméno účtu nebo stránky, se kterým byla aplikace propojena.
3. Pokud žádost nepřijde z e-mailu, přes který jsme spolu komunikovali, můžeme vás požádat o přiměřené ověření totožnosti, aby údaje nesmazal nebo nezískal někdo cizí.

Do kdy odpovíme

Žádost vyřídíme bez zbytečného odkladu, nejpozději do 1 měsíce od jejího doručení. Ve výjimečných případech, například u velmi složité žádosti, můžeme lhůtu prodloužit o další 2 měsíce. O prodloužení a jeho důvodu vás informujeme do 1 měsíce od doručení žádosti. Po smazání vám provedení výmazu potvrdíme e-mailem.

Co smazat nemůžeme

Některé údaje musíme uchovat i po vaší žádosti, například účetní a daňové doklady, které nám ukládá uchovávat zákon, nebo údaje potřebné k obhajobě právních nároků. V takovém případě vám sdělíme, které údaje a z jakého důvodu ponecháváme, a po uplynutí zákonné lhůty je smažeme.

Odebrání přístupu aplikaci na Facebooku

Pokud jste aplikaci ByznysApp udělili přístup přes Facebook, můžete jej kdykoli odebrat sami: na Facebooku otevřete Nastavení a soukromí → Nastavení → Aplikace a weby (u firemních účtů v Meta Business Suite Nastavení firmy → Integrace → Propojené aplikace), vyberte ByznysApp a klikněte na Odebrat. Aplikace tím ztratí přístup k vašim datům. Pokud chcete smazat i data, která jsme už získali, pošlete nám žádost podle postupu výše.

Cookies

Údaje uložené v cookies smažete v nastavení svého prohlížeče. Souhlas s analytickými a marketingovými cookies odvoláte v Nastavení cookies.